Kỹ sư Nguyễn Hoàng Anh

Ngành xây dựng- chi nhánh APAVE Hà Nội

Công ty APAVE Việt Nam & Đông Nam Á

Khả năng truyền thông của công nghệ hiện đại đem lại những sức mạnh không thể chối bỏ cho thông tin. Một đợt thu hồi xe hơi của hãng Toyota trên thị trường bắc mỹ đã đem lại những ảnh hưởng vô cùng to lớn đối với cả tập đoàn danh tiếng đang dẫn đầu thế giới về sản xuất xe hơi; Những tin đồn thất thiệt về bắt cóc trẻ em bán sang Trung quốc gây hoang mang trong dư luận và cả xã hội; đó là những ví dụ về SỨC MẠNH của thông tin. Nói cách khác, thông tin trong thời đại ngày nay là một QUYỀN LỰC lớn dựa trên SỨC MẠNH của trao đổi thông tin.

Làm thế nào để có được SỨC MẠNH của thông tin?

Trong một công ty, nếu Nhân viên luôn “Được thông tin” về những quyết định, chiến lược, chính sách, đồng nghĩa với đảm bảo Nhân viên thông suốt quan điểm, tâm ý của Sếp để hoàn thành hay hoàn thành tốt hơn những việc được Sếp tin tưởng giao cho.  “Được thông tin” cũng có nghĩa là Nhân viên không thể viện cớ “không biết”, “chưa biết” hay “chưa kịp biết” để biện minh với Sếp về không hoàn thành nhiệm vụ. Như vậy Sếp cần phải “Thông tin được” cho Nhân viên.

Ngược lại, nếu “Được thông tin” về ý kiến, quan điểm của Nhân viên, Sếp sẽ biết được những kết quả tích cực cũng như tiêu cực mang lại từ những quyết định, chiến lược, những tồn tại, bất cập cần giải quyết. Nếu không “Được thông tin”, những tồn tại sẽ vẫn mãi tồn tại, và Sếp không bao giờ biết để xử lý. Khi đó Sếp đã mất một phần SỨC MẠNH.

Đảm bảo tính thông suốt hai chiều là một yếu tố làm nên SỨC MẠNH, liệu có đủ?

Thông thường, hệ thống trao đổi thông tin trong công ty từ “Sếp lớn” đến các “Sếp nhỏ” rồi đến “Nhân viên” và ngược lại là một hệ thống có phân cấp và tuần tự. Sự phân cấp tuần tự đảm bảo cho thông tin có sự phân loại rõ ràng, đảm bảo đến được đúng người, đúng cấp. Lợi ích của hệ thống thông tin hai chiều ấy là hiển nhiên, đã và đang được sử dụng ở mọi nơi mọi lúc.

Cách trao đổi thông tin ấy đôi lúc sẽ có những hiện tượng nút cổ chai, thông tin dồn lại ở một cấp nào đó, không kịp tới cấp cao hơn mà nó cần tới, và người xử lý ở cấp đó dễ bị tình trạng quá tải dẫn tới nhầm lẫn, thiếu sót, gây ra việc thông tin bị bỏ quên. Hậu quả và tác động tiêu cực của tình trạng ấy là rất nhiều: Nhân viên thì nghĩ là Sếp quan liêu, không coi trọng ý kiến Nhân viên; Sếp thì nghĩ là không có vấn đề gì tồn tại ở cấp dưới nên Nhân viên không có phản hồi; v.v…

Để giải quyết điều ấy, bên cạnh hệ thống thông tin phân cấp, cần có những phương thức trao đổi thông tin đa chiều, đa cấp. Với những kênh thông tin này, phương thức giao tiếp không chỉ theo dạng tuần tự (Nhân viên gửi lên Sếp quản lý trực tiếp, Sếp quản lý trực tiếp gửi lên Sếp cấp trên, v.v..) mà có thể là trao đổi thông tin vượt cấp, thời gian thông tin di chuyển cũng nhờ thế mà rút ngắn, và giảm hiện tượng thắt nút cổ chai.

Trách nhiệm của vai diễn, yếu tố quyết định SỨC MẠNH.

Hệ thống trao đổi thông tin đa cấp đa chiều là một bổ sung cần thiết cho cách trao đổi phân cấp. Tuy nhiên, yếu tố quyết định chính là Con người – Nhân viên và Sếp.

Đối với Nhân viên, nếu trao đổi thông tin theo kiểu phân cấp thường gắn với trách nhiệm, thì trao đổi thông tin vượt cấp phụ thuộc rất nhiều vào sự tự giác và khả năng của mỗi Nhân viên. Nhân viên phải CẢM được loại thông tin nào cần phương thức trao đổi nào, phải có sự Tự giác và Độc lập phân tích, thay vì Thụ động ngồi đợi đến kỳ đến hạn báo cáo.

Đối với các Sếp,bên cạnh có trách nhiệm truyền chỉ thị và lắng nghe các Sếp nhỏ và Nhân viên, còn phải có một tố chất về khả năng lọc nhiễu. Thông tin đa kênh luôn luôn có nhiều thông tin nhiễu, Sếp là người lựa chọn và quyết định sáng suốt sử dụng kênh nào, tin nào, và dùng nó ra sao. Nếu dùng sai, lọc nhiễu sai, hậu quả sẽ khôn lường khó tránh khỏi. Nói cách khác, Sếp chính là Nhạc trưởng của dàn nhạc thông tin – Người biết điều hành SỨC MẠNH.

Kết:

Thông tin mạnh hay yếu thực tế là ở chính yếu tố Con người. Đối với một Tập thể, Thông tin là dòng máu chảy bên trong nó, Thông tin mạnh ta có một Tập thể khỏe, Thông tin yếu, ta có một Tập thể ốm. Xây dựng một hệ thống trao đổi thông tin tốt trong công ty theo tôi là một điều kiện cần để Công ty có một SỨC MẠNH và QUYỀN LỰC trên thương trường.

Hà Nội, 03-03-2010